Я бы хотел начать с нескольких достаточно очевидных мыслей, связанных с деловыми встречами. Как ни странно, многие менеджеры либо забывают об основах их ведения, либо сознательно игнорируют.
Четыре важных правила проведения деловых встреч
1. У каждой встречи должны быть начало, середина и окончание
К сожалению, нередко участники никак не могут перейти к сути дела или сформулировать завершающий вывод — в итоге никто не понимает ни зачем он пришел, ни что ему нужно делать.
2. Встречи должны начинаться с начала и заканчиваться концом
На практике многие менеджеры начинают с середины. Сотрудникам в первую очередь приходится разбираться, для чего они пришли, в чем заключается цель встречи. Также они должны понять, чего им стоит ждать (и что предстоит делать) по завершении мероприятия. когда люди знают все это с самого начала, им проще сконцентрироваться и задуматься над тем, каким образом они станут выполнять свой участок работы. При этом они могут задавать более точные вопросы.
В конце менеджер должен повторить наиболее важные из обговоренных тем и еще раз указать, чего он ждет от подчиненных. Профессиональные менеджеры при этом просят каждого присутствующего сказать, что и когда он будет делать.
3. Встречи должны начинаться и заканчиваться в оговоренное время
Точка! Никаких исключений! Для каждой деловой встречи следует заранее определить время начала и окончания. И важно придерживаться заявленных временных рамок. Это не только позволяет сделать жест вежливости (в конце концов, у каждого есть свои дела и задачи, которые нужно выполнить в срок), но и помогает участникам сохранить концентрацию, а выступающих вынуждает использовать время более эффективно.
4. Встречи не должны проводиться без цели
Если цели нет, то мероприятие необходимо отменить. Некоторые из известных мне непрофессиональных менеджеров созывали собрания только для того, чтобы договориться о месте и времени следующего!
Позволю себе дать несколько советов менеджерам, которым приходится проводить деловые встречи.
Денни Стригл, Фрэнк Свайтек. Менеджерами не рождаются. Непростые уроки достижения реальных результатов.
