Планирование дел

Планирование дел

Тот, кто хочет лучше контролировать происходящее, увеличить свои шансы на успех, должен планировать.

Да, многим достаточно просто хорошо выполнять свою работу. Выкладываться по полной изо дня в день.

Но тот, кто желает поднять планку, должен посвятить время планированию. Больше, чем считает нужным.

Важность планирования дел

На практике наши планы не всегда срабатывают так, как было задумано, и нередко требуют корректив, но тем не менее планирование — это большая ценность. Во время подготовки к адской неделе эта часть особенно важна. Именно в процессе планирования закладывается фундамент, который помогает достойно выдержать адскую неделю. То же справедливо и в отношении остальной части года.

Поставив перед собой ясные, четкие цели, вы получите инструмент для оценки будущих успехов. Ваша жизнь стала более гармоничной? Вы проявляете больше решимости в работе? Ваши результаты улучшились? У вас получилось приблизиться к завоеванию золотой медали, о которой вы грезите? Ваша компания движется к намеченным целям? Связи на работе, в команде, в семье стали прочнее? Вам удалось стать более подтянутым и энергичным? Вы придерживаетесь своих ценностей?

Тайм-менеджмент призван помогать выполнять по одной задаче за раз. Только так можно справиться со всеми делами: будучи спокойным, потому что верно расставил приоритеты. Вычеркнутые пункты в списке дел приносят еще большее умиротворение. Усталости нет, потому что видишь: процесс идет. Уровень стресса падает.

Я делю планирование дел на четыре фазы: 1) на год; 2) на месяц; 3) на неделю и 4) на день.

План на год

План на будущий год следует составлять в декабре. Включите в него все поворотные моменты, значимые задачи и цели. Запишите те виды деятельности, которые уже у вас под контролем. Зафиксируйте даты, важные для вас и в личном, и в профессиональном плане.

Подумайте о своих ценностях и решите, что еще стоит запланировать: встречи с друзьями, длинные выходные с детьми, праздники, сюрприз для любимого человека в виде путешествия в Париж, адскую неделю.

Имеет смысл проводить адскую неделю один раз в год. Обязательно решите, какие выходные вы посвятите отдыху, а какие работе.

Всегда держите в уме свои мечты, ценности и видение будущего — распланируйте год так, чтобы они проявились максимально ярко. В план на год стоит заглядывать минимум раз в месяц — дополнять его, вносить изменения и вспоминать, к чему вы стремитесь в этом году.

План на месяц

В предпоследнюю неделю каждого месяца выделите пару часов на планирование следующего месяца. Руководствуйтесь теми же принципами, что и при планировании на год, но добавьте несколько новых деталей.

У некоторых людей жизнь распланирована на ближайшие два-три месяца, но в этом случае главное — не стать заложником своего календаря, не считать, что если что-то было запланировано, то должно непременно воплотиться в жизнь. Помните: степень вашей свободы гораздо выше, чем кажется.

Многие страдают от того, что на работе им добавляют хлопот в виде незапланированных совещаний. Я убежден: следует разумно подходить к выбору совещаний, на которых стоит появляться. Прежде чем пойти на очередное совещание, спросите себя: это мероприятие действительно принесет пользу компании или мне лично? Уверен, ежегодно тысячи рабочих задач так и остаются невыполненными, потому что люди тратят свое время на великое множество бесполезных встреч.

Ваши планы — зона вашей личной ответственности. Неважно, кто вы — спортсмен, деловая женщина, студент, актер или фотограф. Ежемесячное планирование нужно всем. Используя календарь, можно заблаговременно сообщать людям о своих планах. Желательно делать это раз в неделю.

Очень важно закладывать время на составление плана на месяц.

И еще раз: очень важно закладывать время на составление плана на месяц. Как правило, время, необходимое для планирования, тонет в потоке текущих задач, и если не предусмотреть для него отрезок накануне наступающего месяца, составление плана будет откладываться неделя за неделей. Хорошо, если вы предусмотрите и место, где вас ничто не сможет отвлечь от процесса.

Фиксируйте в плане основные, наиболее существенные задачи.

У вас есть чудесная возможность выделить недели, когда вы хотели бы больше времени посвящать семье, детям, здоровью, друзьям. Например, одну неделю можно каждый день заниматься спортом, вторую — посвятить исключительно работе, а третью — провести с семьей и друзьями.

Расскажите о намеченном плане на месяц своей второй половине. Очень важно заручиться поддержкой семьи (особенно во время адской недели), ведь она поможет вам организовать все так, чтобы вы извлекли из своего плана максимум пользы. Если у вас нет семьи и детей, все равно рекомендую вам каждую неделю концентрироваться на разных сферах жизни.

Например, если в вашей семье есть дети и мама отводит ребенка в детский сад или школу, а отец забирает, попробуйте иногда менять эту схему: пусть один из родителей на некоторое время полностью возьмет на себя эти обязанности.

Что хорошо в планировании на месяц, так это избавление от чувства вины. Если на этой неделе вы не уделяете достаточно времени детям, или работе, или чему-то еще, вы знаете, что исправите положение на следующей неделе — или через одну. Вы в этом уверены, потому что у вас есть план. У вас перед глазами есть полная картина.

И вы спокойны.

Все задачи отмечены в плане, их больше не надо держать в уме. Как только задача зафиксирована в календаре, вероятность ее выполнения заметно возрастает. Если на этой неделе вам не удается как следует заниматься спортом или составить бюджет на следующий год, вы все равно спокойны, поскольку знаете, что заложили на это время. Перемены воодушевляют и придают вам сил.

План на неделю

В воскресенье вечером садитесь за стол и составляйте план на будущую неделю. Если вам лучше работается по утрам, встаньте пораньше в понедельник и посвятите свободное время планированию.

Один управляющий директор на первой нашей встрече объяснил мне цели и стратегию компании, которой он руководил. Из его слов я понял, какую позицию он занимал на тот момент и к чему хотел привести компанию в будущем. Поделился он и своей личной стратегией — как он намерен управлять компанией, чтобы претворить свои планы в жизнь.

Я попросил его показать мне свой ежедневник. Не совсем понимая, для чего это нужно, и слегка неохотно он протянул его мне — ежедневник был под завязку набит. совещаниями! Я задал вопрос о содержании этих встреч. Он объяснил. Тогда я сказал: «Все, что вы собираетесь делать на этих совещаниях, нисколько не приближает вас к целям, которые вы поставили для компании». Он молчал, и я продолжил: «Как вы собираетесь предпринимать действия, которые приведут компанию к вожделенному росту? Сколько времени вы выделили своим подчиненным, чтобы улучшить корпоративную культуру, и себе — чтобы проявить свои качества выдающегося руководителя? Все эти встречи пожирают вас. Вас пожирает административная мишура. Вы не контролируете свое время! Когда вы планируете заняться ростом, увеличением доли рынка и экономией расходов?»

Мои слова стали для него откровением. Он думал, что найдет время для этих задач, но в году только 52 недели.

«Ежедневник подводит вас, — сказал я. — Вам следует оценить, приближает ли вас недельный план к намеченной цели? Если ответ “нет”, надо менять план. В вашем распоряжении не так уж много времени, чтобы достичь желаемого, — будь то мои консультации или успехи вашей компании».

План на неделю важен, потому что задает вам направление. Если вы начинаете действовать в понедельник и бессознательно внедряете в жизнь то, что записано в плане, тогда календарь вас контролирует. Поэтому подумайте о своих ценностях и целях и убедитесь, что они отражены в вашем плане.

Например, если вы хотите заниматься спортом два-четыре раза в неделю, зафиксируйте это в плане. Если этого не сделать, то взять себя в руки и пойти на тренировку будет настолько трудно, что едва ли вы сможете это сделать.

Вам нужно побеседовать с тренером, боссом, коллегой, другом — для вас это довольно трудно сделать, это пугает вас, и потому вы постоянно откладываете разговор? Зафиксируйте в календаре предполагаемую дату встречи. Вам важно полноценно проводить время с детьми или со своей девушкой? Запишите это в календарь.

Мой клиент признался, что испытывает муки совести, потому что считает себя плохим отцом — у него вечно не хватает времени на детей. Я спросил, как часто он их видит. Клиент ответил, что обычно он возвращается домой во второй половине дня, выходные же порой идут насмарку из-за работы. Я сказал:

«При всем уважении, вы видите детей гораздо чаще многих людей. Проблема не в занятости, а в том, что вы не отводите в своем графике время, которое полностью могли бы посвятить им. Вы не решили для себя и не отметили в календаре, когда готовы быть “лучшим папой в мире”. Никакой конкретики — когда? что? как? Как только вы проясните эти вопросы, вам будет легко отключить телефон, отложить работу и не думать ни о чем, кроме текущего момента. А как часто детям требуется такой папа?»

«Возможно, не так уж часто», — ответил он.

«Нечасто? Вернитесь мысленно в свое детство. Что вы помните о времяпрепровождении с собственным отцом? Чем вы занимались? Воссоздайте нечто подобное в настоящем. Один раз в неделю — уже роскошь. Многим детям никогда не удается проводить столько времени с папой или мамой».

Он, конечно, согласился.

Успех требует сознательности и соответствующих действий. Поэтому садитесь за стол в воскресенье вечером или рано утром в понедельник и оптимально распланируйте свою неделю. Вспомните о встречах, совещаниях, настрое, сосредоточенности, переменах, отмене некоторых задач, о делегировании, о том, когда ложиться спать и когда вставать, что предстоит сделать на работе, — превратите эту неделю в ценный ресурс для себя, своей семьи, друзей, коллег и всех остальных. Именно недельный план вы как следует отработаете во время адской недели.

План на день и его претворение в жизнь

Кто-то считает, что такой план следует составлять накануне вечером, а кто-то предпочитает делать это по утрам. Я советую первое. Есть что-то в том, чтобы пойти спать, зная, что у тебя все схвачено.

План на день упорядочивает и проясняет мысли, а значит дарит чувство контроля над следующим днем.

Уверен, если вы отправитесь в кровать, составив план на будущий день, вы будете лучше спать. Более того, ваше подсознание начнет решать некоторые из предстоящих задач. Любой человек может накидать черновой план на следующий год, любой способен раз в месяц распланировать новый месяц, многие в состоянии распределить время в течение наступающей недели, но в планировании каждого дня большинство из нас терпят крах.

Мне приходится планировать свой день по утрам. Войдя в офис, первое, что я делаю, — включаю кофе-машину и с дымящейся чашкой кофе сажусь за составление плана.

Для меня планировать одно удовольствие. Точно как для Арне Нэсса его долька шоколада. Я буквально предвкушаю составление плана за чашкой кофе. Я говорю себе, что план важен для достижения успеха, что у меня это хорошо получается, что я люблю это делать. Но я не всегда занимался планированием. Признаться, в прошлом оно мне не давалось. Да я и не любил это занятие.

Во время адской недели вам стоит уделить планированию особое внимание. В это время ваши ожидания и стандарты будут особенно высокими, поэтому буду надеяться, что осознание его ценности приучит вас строить планы на каждый новый день.

Я еще вернусь к теме плана на день, но сначала давайте вспомним о списке дел, так как он имеет большое значение для планирования.

См. в Библиотеке: На пределе. Неделя без жалости к себе / Эрик Бертран Ларссен.