Мы часто впадаем в прокрастинацию не из лени, а просто потому, что забываем о данном обещании или задании, которое нужно сделать.
Даже если вы уже научились фиксировать идеи, невозможно действовать, если вы об этих идеях просто забыли. Более того, вы будете то и дело с большими усилиями доводить до конца задания, если не составите план-графики, где будет указано, когда это нужно сделать. Эту проблему можно решить, сформировав привычку еженедельных пересмотров.
Составьте график дел и их еженедельных пересмотров
Еженедельный пересмотр — это концепция, которую я впервые прочитал у Дэвида Аллена в его книге «Как привести дела в порядок». Хотя я рекомендую вам ознакомиться со всеми его идеями, лично я считаю, что для борьбы с прокрастинацией его концепция еженедельного пересмотра особенно полезна. Это очень простой процесс.
Раз в неделю (я предпочитаю это делать по воскресеньям) подумайте о предстоящей вам неделе и составьте график дел и проектов, которые нужно выполнить.
Кроме того, просмотрите все заметки из вашего инструмента фиксирования идей и выполните всю нужную бумажную работу. Можно выполнить это задание в три простых этапа.
Этап 1: задайте три вопроса
Приступая к еженедельному пересмотру, задайте три вопроса, которые помогут вам обрисовать в общих чертах все, чем нужно будет заниматься следующие семь дней.
Вопрос № 1: какие у меня личные обязательства?
Нужно пойти куда-то с семьей? Вы собираетесь в отпуск? Есть какие-то личные дела, встречи или звонки? Может, вы бы хотели куда-нибудь сходить с друзьями или семьей?
Я обнаружил, что трудно доводить до конца проекты, если есть много личных обязательств. Поэтому лучше планировать личные вмешательства в рабочие процессы, чем обнаружить, что они внезапно откуда-то возникли и нарушили все планы на неделю. Если честно, лучше запланировать меньше, чем пытаться изображать супергероя и крутиться, как белка в колесе, по шестнадцать часов в день.
Вопрос № 2: какие у меня приоритетные проекты?
Некоторые дела бывают важнее всего остального. Если такое случается, тогда в порядке вещей немного, но целенаправленно предаться прокрастинации по поводу всего остального.
Я твердо верю в необходимость сосредоточиться на одном деле за раз. При помощи еженедельного пересмотра вы сможете сфокусировать усилия на завершении одного проекта, который имеет наибольшее значение в вашей профессиональной и личной жизни.
Вопрос № 3: сколько у меня времени?
Этот вопрос чрезвычайно важен. Если вы знаете, что ваше время ограничено (например, если нужно сосредоточиться на одном проекте), тогда позвольте себе не начинать ничего нового.
Далее мы поговорим о том, как сформировать привычку «временных блоков». А пока просто знайте, что важно отслеживать количество реальных часов, которое вы можете посвятить рабочим и личным делам. Если вы будете знать, сколько времени в среднем уделяете различным занятиям, то сможете использовать третий вопрос, чтобы решить, как лучше распределять время и энергию.
Этап 2: Составьте график проектных заданий
Ответив на указанные три вопроса, продумайте план на следующие семь дней. Самый простой способ — взглянуть на проектные списки (их составление - это еще один способ борьбы с прокрастинацией) и составить временной график, которому будете следовать при выполнении самых важных дел.
Внимательно изучите каждый проект. Определите пункты этих списков, которые будут иметь наибольшее значение в вашей профессиональной и личной жизни. Затем составьте график действий по этим пунктам на следующие семь дней.
Этап 3: Проработайте зафиксированные идеи
Итак, у вас есть записная книжка или приложение, куда вы уже занесли много великих идей.
Как со всем этим работать? Простейшее решение — проработать каждую из них. Сделайте это прямо сейчас или назначьте время, когда сможете этим заняться. Весь процесс можно с легкостью вместить в еженедельный пересмотр.
Просто откройте свой инструмент для фиксирования идей и просмотрите каждую запись. В итоге вы решите, что — одно из двух:
1 — идея вполне реализуема
Я преданный сторонник «двухминутного правила», введенного Дэвидом Алленом. Суть в том, что, если для реализации идеи нужна пара минут, сделайте это прямо сейчас. Не откладывайте в долгий ящик, не составляйте графики. Просто сделайте.
Если идея представляет собой то, что вы желали бы воплотить в жизнь немедленно, запишите поэтапный план, как это сделать. (Вспомните наш разговор об эффекте Зейгарник и о том, как отсутствие плана мешает реализации текущих проектов.) Просто запишите ряд действий, которые нужно выполнить для реализации идеи, и запланируйте их выполнение на следующую неделю.
2 — идея не реализуемa
Иногда для великой идеи просто не пришло время, но вы всё же хотите ею заняться. Тогда пора вспомнить «привычку 43 папок». Выберите дату для работы над идеей и поставьте памятную метку в соответствующую секцию. Так вы никогда не упустите из виду потенциально важную идею.
Внедрение привычки
Разумеется, нет нужды делать это каждый день. Но всё же использование этой привычки еженедельно поможет вам выявлять важные дела и в конечном счете преодолеть прокрастинацию. Чтобы сформировать такую привычку, сделайте следующее:
- Назначьте особое время на неделе для сеанса пересмотра.
- Начните с ответов на три вопроса, чтобы определить важные проекты и личные обязательства.
- Выделите время для каждой идеи и составьте план на неделю.
- Обработайте свои заметки, предпримите действия по двухминутным делам и создайте памятки по нереализуемым идеям.
- Продолжайте практику еженедельного пересмотра, даже если вам не предстоит ничего важного.
Еженедельный пересмотр очень важен в борьбе с прокрастинацией. Если вы каждые семь дней будете составлять планы, то сформируете ощущение неотложности выполнения важных дел.
Создайте у себя такую привычку, чтобы уметь определять значимые и приоритетные проекты, освобождая тем самым себя от отвлекающих факторов.
См. в Библиотеке: Эс Джей Скотт. Новый год прокрастинатора.
