Поговорим об управлении временем, а следовательно, распределению задач. Любой из вас находится в следующей ситуации: в вашем распоряжении есть определенное время и определенное число задач, которые за это время нужно выполнить.
Если не удается справиться со всеми задачами, некоторые приходится откладывать.
Трудности — в голове
Промедление необходимо — и даже оправданно — только в том случае, если оно является частью более масштабного плана.
Рабочие дела растут как снежный ком, мысль о том, что ничего не успеваешь, давит все больше — и в конце концов вы просто сдаетесь и перестаете контролировать свои задачи.
Чаще всего это имеет одно из двух последствий.
- Первое: вы чувствуете себя в тех самых тисках времени, о которых все говорят.
- Второе: вы погружаетесь в стресс.
Я считаю, что «тиски времени» — это абсурд. По крайней мере в том виде, в каком их преподносят СМИ. Благодаря СМИ тиски времени завоевали статус распространенной болезни нашего времени. Но это ложь, поскольку является чистым самовнушением. Я убежден, что можно жить в спокойствии, мире и радости и вместе с тем добиваться больших успехов как в работе, так и в любых других занятиях.
Вы можете быть талантливым руководителем и одновременно — прекрасной матерью. Можете активно заниматься предпринимательством — и прекрасно устраивать свою личную жизнь. Можете быть первоклассным брокером — и внимательным любящим отцом. Вы можете быть больным, безработным, переживать трудные времена — и одновременно чувствовать, что не тратите время даром и в важных для вас сферах жизни показываете себя с лучшей стороны. В вашем распоряжении ровно столько же времени, как и у всех остальных.
Есть люди, которые посвящают свое время созданию промышленных империй, достижению высот в спорте, обустройству дома или помощи другим. А есть те, кто тратит его на поиск оправданий.
Я делаю такое заявление потому, что люди, которые добиваются настоящего успеха, действительно существуют. И для этого они зачастую используют удивительно простые техники.
Любой человек способен лучше распределять свое время при помощи незамысловатых принципов и рутинных действий.
С чисто технической и практической точки зрения тайм-менеджмент не слишком сложная штука. Но он требует перемен в поведении, что для многих людей трудно сделать.
Загвоздка не в том, что люди не понимают, что именно нужно предпринять, а в том, чтобы начать действовать. Создать новые привычки.
Именно поэтому многие книги, учебные курсы, семинары в этой сфере не производят должного эффекта — они упускают из виду ментальные аспекты.
Трудности управления временем связаны не с планированием насыщенного дня. Трудности — у вас в голове.
Многие люди испытывают стресс, потому что слишком много на себя берут, потому что неспособны расставить приоритеты и сказать «нет». Они забывают о важных вещах, потому что слишком о многом должны помнить. В силу целого сонма причин. Хотя должен признать, что у некоторых есть серьезные и убедительные причины для негативных эмоций, чувства нехватки времени, потери контроля, неэффективности, неспособности правильно расставлять приоритеты или выполнять все задачи в течение дня.
Из жизни Энн
Я глубоко уважаю Энн — мать-одиночку с двумя маленькими детьми, которая живет в округе Осло и полдня работает официанткой в отеле в центре города. Она ежедневно тратит три часа, чтобы добраться на общественном транспорте до работы и обратно, вдобавок ей приходится отводить одного ребенка в детский сад, другого — в школу, а позже забирать обоих. Энн нужно каждый день готовить обеды, поддерживать чистоту в квартире, стирать одежду, помогать детям с домашними заданиями, навещать больную мать. В промежутках она пытается подготовиться к экзамену, чтобы получить разрешение на поступление в колледж.
Энн еще нет тридцати, но ей некогда встречаться с друзьями и развлекаться, у нее нет возлюбленного. Она мечтает перекрасить свою гостиную и отремонтировать велосипед старшего сына, а еще ей надо забрать посылку, давно пылящуюся на почте. Она не может выделить время на спорт, который ей так нравится, а походы за продуктами в отсутствие автомобиля — целая проблема, поскольку ближайший магазин находится довольно далеко от дома. Денег всегда не хватает, поэтому в выходные, если удается оставить с кем-то детей, Энн подрабатывает в садоводческом магазине.
Энн кажется, что времени всегда недостаточно. Родительские собрания, пирог для школьной вечеринки по случаю окончания семестра, счета для оплаты, страховая компания, которая хочет пересмотреть ее договор страхования, а еще звонит тетя Берит и пытается выяснить, что Энн решила насчет Пасхи. Кроме всего этого, есть футбольные тренировки.
И все-таки при помощи нескольких простых действий даже Энн способна добиться перемен к лучшему. Трудно поверить, что можно решить проблемы, которые кажутся непреодолимыми. Но это легче, чем кажется.
Решение "непреодолимой" проблемы
Однажды ко мне пришел совершенно растерянный клиент. Из короткого разговора выяснилось: его сбивало с толку то, что Дэвид Аллен в своей книге «Как привести дела в порядок» называет «проблемами». Я попросил клиента записать все дела, которые, по его мнению, следовало или хотелось бы сделать в ближайшие дни и недели. Он писал десять минут. В результате перед ним лежал лист бумаги с длинным списком.
— Это все? — спросил я. — Запишите все без исключения! Большие задачи и маленькие.
— Да, кое-что осталось, — ответил он.
Через двадцать минут он закончил. В списке числились дела всех мастей.
«Моя жизнь — сплошная круговерть», — произнес мой клиент. Положение его казалось печальным. Он чувствовал, что не успевает по всем фронтам, и это ощущение ужасно напрягало. Решением стала адская неделя. Я предложил ему ежедневно вставать полпятого и ложиться в десять. Попросил отложить все малозначительные задачи и сфокусироваться на самых важных пунктах списка.
На следующую встречу он пришел совершенно другим человеком.
«Я выиграл по три дополнительных часа в день — то есть пятнадцать часов в неделю. Я переделал кучу дел сам, многие задачи делегировал, а все, что не успел, занес в свой календарь. Теперь я точно знаю, когда расправлюсь со всеми делами. И я спокоен».
Он записал все, что предстоит сделать, на листе бумаги и занес эти пункты в календарь. Этот человек вернул себе чувство контроля и понимание происходящего. Нет, еще не все было сделано, но теперь ему не приходилось постоянно держать это в голове, потому что все задачи оказались в списке, а список опустел, как только он распределил дела в рабочем календаре.
См. в Библиотеке: На пределе. Неделя без жалости к себе / Эрик Бертран Ларссен.
