Список дел — это часть моего антикризисного плана, способ вновь обрести чувство контроля. Тайм-менеджмент помогает избегать кризисов и, таким образом, сохранять спокойствие.
Списки нужно составлять постоянно, чтобы не держать все задачи в голове. Необходимость обо всем помнить убивает.
Для нас совершенно естественно носить нижнее белье, всегда держать при себе ключи и мобильный телефон — так же дело должно обстоять и со списком дел. Я горячо вам это рекомендую.
Составлять списки — это просто. Именно простота — залог их функциональности. Если составление списка становится сложным процессом, техника перестает работать.
Все должно быть устроено настолько просто, чтобы вы могли заниматься списком, даже если голодны, в плохом настроении, растеряли весь свой запал или злитесь.
Вы должны иметь возможность записывать появляющиеся задачи или поручения в одно и то же место в любое время.
- Неважно, будет это покупка новой зубной щетки или новая грандиозная идея по работе.
- Неважно, будете вы в это время ехать в поезде, сидеть на встрече или отдыхать.
- Неважно, какое за окном будет время суток, — вы обязаны занести задачу в свой список.
Поэтому он должен быть при вас всегда. В том числе на прикроватной тумбочке.
Не имеет значения, каким он будет — электронным или записанным от руки на клочке бумаги. Главное, чтобы вы активно использовали его в течение дня. Записывайте!
Джек Кэнфилд убедительно рассуждает о списках дел в книге «Правила. Реальные и четко сформулированные законы достижения успеха» (на русском: М., Эксмо, 2009). Он подчеркивает, что пункты списка следует ранжировать по значимости и в первую очередь браться за самые важные дела («Сначала делайте то, что необходимо делать сначала»). Это блестящий подход.
Вы можете группировать задачи, разделяя их на личные и рабочие, группировать людей, которым должны позвонить, электронные письма, на которые должны ответить, электронные письма, которые должны написать, проекты и прочее.
- Все задачи должны оказаться в списке, чтобы к концу дня быть вычеркнутыми.
- Вы начинаете планировать новый день, глядя на перечень выполненных за прошедший день задач.
Джек Кэнфилд цитирует слова Брайана Трейси из его книги «Выйди из зоны комфорта. Измени свою жизнь. 21 метод повышения личной эффективности» (на русском: М., МИФ. 2013).
Метод Трейси основан на выделении пяти важнейших задач в день. Эти задачи помещаются в верхней части списка. Он предлагает в первую очередь закончить эти дела, так как после этого остаток дня проходит гораздо легче. Простая и мудрая стратегия, которую я полностью разделяю.
Людям, конечно, свойственно делать все наоборот: откладывать самую большую лягушку на потом, чтобы весь день она висела дамокловым мечом над головой. Оставляя важные дела на последний момент, вы включаете защитные механизмы, а взамен обретаете чувство беспокойства.
Совсем другое дело, если их сделать сразу! Вы получите заряд оптимизма и чувство уверенности в себе. Поэтому, если есть такая возможность, поместите самую важную пятерку в начале списка.
Записывайте не только время, когда приступите к задаче, но и первое связанное с ней действие. Это будет вашей подсказкой, с чего начать, что сделать первой «точкой приложения сил». Если это телефонные звонки, выделите период, например с двенадцати до двух, чтобы обзвонить всех, кого нужно. Время вышло — со звонками покончено. Не стоит круглые сутки быть на связи.
То же касается и электронной почты. Отведите в течение дня время на проверку своего ящика, чтение и написание писем. Не отвлекайтесь на входящие сообщения. Если разговор или письмо влекут за собой новые задачи, занесите их в список дел — так вы сможете учесть их при составлении плана на последующие дни.
Для задач масштабнее простого телефонного звонка или письма отмечайте, что и когда должно быть сделано, — это будет ваша первая «точка приложения сил» в календаре. Если вы не успеваете закончить дело сегодня, зафиксируйте его в списке и учтите при составлении плана на следующий день.
С некоторыми задачами вы справитесь сегодня, другие распределите в течение недели или месяца. Самое лучшее в этом методе то, что вы сами решаете, что и когда будете делать, и контролируете ситуацию.
Некоторые люди составляют план на несколько дней вперед. Если вы из их числа, заполняйте пунктами из списка короткие перерывы между встречами, время, пока вы находитесь в дороге, и другие свободные отрезки в течение нескольких дней или недель.
День становится длиннее, если его детально распланировать.
См. в Библиотеке: На пределе. Неделя без жалости к себе / Эрик Бертран Ларссен.
